Wie findest du das richtige Newsletter-Tool?

Das Thema Newsletter hat mich schon so einige Nerven und viele Stunden auf YouTube gekostet. Es war lange Zeit eine „never ending story“. Deshalb will ich dir hier von meinen Erfahrungen und Umwegen erzählen.

Denn ich habe viel dabei gelernt, Kriterien für die Auswahl meines Tools gefunden und ein paar Tipps für dich gesammelt, wie du das Einrichten deines Newsletters in wenigen Tagen erledigen kannst.

Brauche ich als Autorin einen Newsletter?

Als ich vor einigen Jahren meine Website neu gebaut habe, war in dem begleiteten Onlinekurs auch eine Anleitung für das Tool Active Campaign dabei. Ich war mir erst nicht sicher, ob ich wirklich einen Newsletter brauchte.

Ich schreibe Bücher und Musicals für Kinder. Kinder lesen keine Newsletter. Aber während ich die Website aufgebaut habe, sammelte ich Fragen von Kindern und angehenden Autorinnen. Woher bekommst du deine Ideen? Wie war das mit deiner ersten Veröffentlichung? Wie hast du die Website gemacht?

Es begann mit einem Blog

Es wäre doch schön, wenn ich meine Erfahrungen auf meiner Website teilen würde. So hätte ich einen Bereich, in dem angehende Autorinnen stöbern und Antworten und Inspiration finden könnten.

Mit einem Klick ist bei WordPress ein Blog eingerichtet. Hier begann ich die ersten Artikel rund um das Schreiben, das Veröffentlichen und das Marketing zu schreiben.

Während ich noch im Aufbau meiner Seiten war, kam der Tag, an dem Instagram plötzlich einen ganzen Tag ausgefallen war. Dabei wurde allen klar: die Daten gehören uns nicht. Wenn Instagram zumacht, kann ich niemanden mehr über neue Bücher oder Gewinnspiele informieren und mich auch nicht austauschen. Denn ich weiß nicht, wie ich die Leute, die mich im Internet gefunden haben, wieder finden soll.

Auf meiner Website wollte ich also eine Möglichkeit einrichten, mit mir in Kontakt zu treten. Ich richtete ein Kontaktformular ein, aber bekam unzählige Nachrichten von Bots, so dass ich „richtige“ Nachrichten an mich kaum rausfiltern konnte.

Also schaute ich mir die Anleitung für Newsletter in meinem Onlinekurs an und richtete einen Account bei Active Campaign ein. Mir war sofort klar: dieses Tool ist zu groß für mich. Als Anfängerin bin ich mit den ganzen Bezeichnungen überfordert.

Dank der Schritt-für-Schritt Anleitung habe ich dann Active Campaign mit meiner Website verbunden, ein hübsches Anmeldeformular erstellt und Willkommens-Emails geschrieben. Ich habe überlegt, welche Infos wertvoll sind, wenn Menschen selber schreiben und was ich über die Blogbeiträge hinaus noch exklusiv verschicken könnte.

Ich habe eine Brieftaube gemalt und meinem Newsletter den Namen „Brieftaube“ gegeben. So weit, so gut.

Meine Brieftaube trägt Gummistiefel,

Der erste Versuch mit dem Tool Active Campaign

Nach der Willkommenemail habe ich keine einzige Mail mehr verschickt. Das Tool war viel zu groß und unübersichtlich für mich und ich war noch mit dem Aufbau meiner Website und den ersten 10 Blogbeiträgen beschäftigt.

Ich hatte gerade erst meinen großen Zeh in das ganze Newsletter-Wesen hinein gesteckt. Dazu kam dann die Unsicherheit mit der Datenschutzgrundverordnung. Die Server von Active Campaign stehen in den USA, das spricht gegen die Nutzung. Bald gab es Gerüchte, dass es Server in Europa geben sollte und ich las auch immer wieder, dass es rechtlich zulässig, aber nur unter bestimmten Bedingungen auch datenschutzkonform ist, Active Campaign zu benutzen (z.B auf e-recht24.de am 27.7.2023). Bitte suche da selbst nach den aktuellen Regelungen, wenn du eine Entscheidung treffen willst! Da ändert sich ständig etwas.

Mittlerweile war ich in Schockstarre verfallen und hatte jeden Monat viel Geld bezahlt für ein Tool, das ich nicht nutzte. Also habe ich es gekündigt.

Kann mir ein Onlinekurs bei der Auswahl des Tools helfen?

Nach stundenlangen Recherchen zu europäischen Anbietern kamen für mich cleverreach und Sendinblue (heißt mittlerweile brevo) in Frage. Ich wollte eine gute Entscheidung treffen und kaufte einen teueren Newsletter Onlinekurs, der damit warb, Anleitungen für alle Anbieter zu haben oder zu erstellen.

Klang super! Ich buchte den Kurs. Aber es gab dann doch nur ein Tutorial (ausgerechnet für Active Campaign) und die Informationen zu Sendinblue waren veraltet, denn es hieß mittlerweile Brevo, wie ich nach 5 Minuten Recherche auf YouTube feststellte.

Ich schrieb den Support meines Onlinekurses an. Die antworteten schnell aber patzig. Sie könnten mir schon ein Video für Cleverreach aufnehmen, aber mir auch nicht helfen bei der Entscheidung zwischen den Anbietern. Sie hatten dafür keine Kriterien. Sie selbst nutzten Aktive Campaign. Es sei ein Kurs zu der Strategie, die hinter dem Newsletter steckt.

Das stand in der Kursbeschreibung allerdings anders. Immerhin boten sie mir an, den Kurs abzubrechen und mein Geld zurück zu bekommen. Das war ein frustrierender Mailwechsel, denn ich dachte ja, ich hatte endlich gefunden, was ich gesucht hatte: jemanden, der mir bei der Entscheidung half und mich beim Einrichten an die Hand nahm. Außerdem habe ich in meiner Zeit als Fortbildnerin in Kitas einiges über Beschwerdemanagement gelernt. Wenn mir jemand schreiben würde, dass Inhalte in meinem Kurs veraltet sind, dann würde ich antworten: Danke, dass du mich darauf aufmerksam machst. Ich kümmere mich sofort darum.

Schließlich hat sich jemand die Mühe gemacht und Zeit geopfert, um mir zu schreiben. Nun gut. Ist noch nicht überall angekommen. Wieder was gelernt.

Kurs abgebrochen und es wieder auf eigene Faust versucht.

Der zweite Versuch mit clever reach

Nun musste ich mich also selbst wieder auf die Suche machen. Ich installierte Clever reach, richtete ein Formular ein und schaute wieder stundenlang Tutorials auf Youtube. Es gibt einen kostenlosen Tarif, mit dem man starten kann und von den Leuten bei Clever reach auch einige Tutorials. Aber irgendwie kam ich immernoch nicht in Gang mit meinem Newsletter.

Die Einstellungen auf der Seite sind übersichtlich. Ich habe auch das Formular für die Datenverarbeitung gefunden und konnte mit einem Klick den Vertrag abschließen, der für den Datenschutz so wichtig ist. Ich habe die erste Mail geschrieben und als Willkommenssequenz angelegt. Der kostenlose Einstiegstarif ist allerdings sehr eingeschränkt und schaltet Werbung auf den Formularen und den Mails.

Aber es vergingen immer wieder lange Zeiträume, in denen ich nicht weiter eingerichtet habe. Hatte ich jetzt schon ein Anmeldeformular auf der Website angelegt? Musste ich noch irgendwas bei meinem Host eintragen, damit die Mails auch zugestellt werden und nicht im Spam landen? Keine Ahnung. Ich hatte mir natürlich Notizen in meinem Websitebuch gemacht, aber es machte einfach keinen Spaß mehr nach den langen Recherchen und dem hin und her.

Ich suche Kriterien für die Entscheidung für ein Newsletter Tool

Wieder vergingen ein paar Monate und ich hatte ein schlechtes Gewissen, weil ich mittlerweile gar nicht mehr wusste, ob die Anmeldung überhaupt funktionierte oder ob die interessierten Menschen einfach irgendwo im Nirwana oder im Backend meiner Seite versackten und sich ärgerten. Meine Seite war unprofessionell. Das machte mir schwer zu schaffen.

Dann fand ich dieses Video von Constance Landsberg und machte einen neuen Versuch. Es ist zwar schon 3 Jahre alt, aber die Übersicht fand ich super. Jetzt hatte ich ein bessere Verständnis dafür, was ich wollte.

Ich legte für mich drei Kriterien fest:

  • Datenschutz: ich möchte einen Standort in der EU. Ich nehme die Datenschutzgrundverordnung ernst und mir ist der Datenschutz sehr, sehr wichtig.
  • Kompatibilität: passt der Anbieter zu meinem Setup? Ich nutze WordPress und Woocommerce auf meiner Website, da ich zeitweise auch Kurse angeboten habe. Ist das Tool damit kompatibel?
  • Nicht zu viel Firlefanz: Ich möchte eine einfache Oberfläche. Meine Newsletter sind nicht kompliziert und ich habe kein großes Unternehmen. Wenn es schnell und einfach geht, macht es mir mehr Spaß.

Der dritte Versuch mit MailPoet

Durch das Video bin ich auf MailPoet gestoßen. Dazu habe ich dann noch weitere Recherchen angestellt. Der Vorteil ist, dass MailPoet mit WordPress und WooCommerce zusammenarbeitet und die Kontakte auf meiner Website speichert und nicht bei einer anderen Firma. Das hat mich überzeugt. Also startete ich zum dritten Mal von vorne:

  1. Das Plugin MailPoet im Backend meiner Website installieren: ich gehe auf meine Seite und logge mich als Administratorin ein. Dann lade ich das Plugin „MailPoet“ runter und aktiviere es.
  2. Ich stelle bei den Einstellungen meinen Namen und meine Emailadresse ein: ich möchte nicht, dass MailPoet die Mails versendet. Deshalb muss ich MailPoet mit meiner Emailadresse verbinden. Dafür trage ich meine Mailadresse bei meinem Account auf mailpoet.com ein (im Reiter My authorized E-Mails). Im Backend meiner Website stelle ich ein, dass die Mails nicht von MailPoet sondern von meinem Mailaccount verschickt werden sollen. Dazu brauche ich die SMTP Informationen von meinem Emailprogramm und trage sie bei MailPoet ein. Nun ist das Newslettertool mit meinem Emailfach verbunden. Ich schicke mir eine Testmail.

Und dann versuche ich einen ganzen Nachmittag und den nächsten Vormittag, mir selbst eine Testmail zu schicken. Erfolglos. Es ist wirklich schwierig, im Internet nach einer Lösung zu suchen, wenn man das Problem nicht kennt. Ich finde einige Hinweise, versuche es auch mit dem Plugin WP Mail SMTP, aber ich gebe irgendwann frustriert auf.

Bitte verstehe mich nicht falsch. Ich kenne sehr viele Menschen, die mit diesen drei Newsletter Tools arbeiten und total zufrieden sind. Aber ich habe mich bei allen Tools irgendwo verheddert. Das muss bei dir nicht so sein. Aber falls das so ist, empfehle ich dir, einen Onlinekurs zu finden, der genau das Tool nutzt, für das du dich entschieden hast. Dann kannst du bei allen Einstellungen Schritt für Schritt mitmachen.

Mein vierter Versuch mit MailerLite

Ich starte also nochmal von vorne. Dieses Mal probiere ich es mit MailerLite und nehme mir vor, in 7 Tagen mit der Einrichtung des Newsletters fertig zu sein. So vergesse ich nicht, was ich schon getan habe und was noch aussteht.

Normalerweise notiere ich mir meine Schritte mit Datum in meinem Website Buch. Aber wenn zu viel Zeit vergeht, verstehe ich nicht mehr, was mir beim Aufschreiben absolut einleuchtend erschien. Wer kennt‘s?

Ich schaue mir jetzt zunächst Videos an, die die Einrichtung des Newsletter Tools zeigen, und klicke mich durch die Einrichtung. Dann mache ich mir eine Liste mit Dingen, die ich anders machen möchte und recherchiere, wie es geht.

Wieder vergeht viel zu viel Zeit zwischen den Tagen, an denen ich an der Einrichtung sitze. Schließlich klappt es mit einem Formular, das ich mit HTML auf meiner Website rechts neben den Blockbeiträgen anzeigen lassen kann.

Am Ende hilft mir, wieso so oft, eine Deadline. Ich möchte bis Ende des Monats eine Anmeldung für den Adventskalender einrichten. Dafür muss ich mein Newsletter Tool richtig gut verstehen, damit ich den Kalender auch nur an die Menschen schicke , die sich dafür auch angemeldet haben.

Aber zum ersten Mal habe ich auch Lust dazu. Dieses Tool scheint das Richtige für mich zu sein. Oder ich habe mittlerweile genug über Newsletter-Tools gelernt, um die richtigen Fragen zu stellen.

Tipps für die Wahl deines Newsletter Tools

  • Überlege dir, welche Kriterien du für die Auswahl hast. Brauchst du ein umfangreiches Programm? Stört dich die Werbung des Tools? Wie viel willst du individuell einstellen können? Wie schnell soll die Einrichtung gehen?
  • Suche dir eine Schritt für Schritt Anleitung, falls es dein erstes Newsletter-Tool ist. Hat der Anbieter kostenlose Tutorials? Gibt es einen Online Kurs, der zu dir passt? Kannst du jemanden um Hilfe fragen, wenn du nicht weiterkommst?
  • Warte nicht auf den perfekten Satz oder das perfekte Foto für die Landing Page oder die erste Mail. Sonst dauert der ganze Prozess zu lange und du verlierst die Übersicht über deine To-dos.
  • Finde eine gute Deadline. Steht dein Geburtstag, ein Feiertag oder der Advent vor der Tür? Dann plane bis dahin Zeiten in deinem Kalender ein, um deinen Newsletter einzurichten.
  • Der Newsletter ist wie ein eigenes Magazin. Du kannst es gestalten, wie du möchtest. Er ist wie deine Website dein Königreich und darf dir Spaß machen. Dann bleibst du auch dran und teilst mit deiner Abonnentinnen, was euch Freude macht und alle weiterbringt auf ihrem Weg.

Einen Contentplan erstellen

Der nächste Schritt ist nun, einen Contentplan für den Newsletter zu erstellen. Dazu musst du entscheiden, wie oft du schreibst, welche Informationen in den Newsletter sollen und wie und wo du das notierst, damit du nicht den Überblick verlierst. Da brauche ich auch noch einen guten Workflow, den ich mir überlegen und dann testen möchte. Ich werde dann hier davon berichten, was für mich funktioniert hat.

Aber jetzt richte ich erst einmal meinen Adventskalender ein und meinen regulären Newsletter starte ich dann erst im nächsten Jahr.

Eine Zeichnung von einem Newsletter, den ich als Papierflieger verschicke.

Hast du Fragen zu deinem Newsletter? Dann schreib mir in den Kommentaren. Vielleicht kann ich dir mit meiner Erfahrung (durch die ganzen Umwege) weiterhelfen. 😉

Bitte denke daran, dass ich nur meine Erfahrungen teilen und keine Rechtsberatung machen darf. Ich informiere mich regelmäßig bei einer Anwaltskanzlei, die auf Internetrecht spezialisiert ist, und besuche Webinare. Ich empfehle dir, dich auch über rechtliche Regelungen und Änderungen zu informieren.

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